Användarguide

Välkommen till Scoutrustning, bokningssystemet där du bokar utrustning från din scoutkår. Utvecklat av och för Mälarscouterna, men byggt för scoutsverige. Här kan du bläddra bland tält, kök, verktyg och annan utrustning, boka det du behöver, och hantera utlämning och återlämning.

Navigering

Längst upp på alla sidor finns en menyrad med logotypen till vänster och länkarna Hem och Bokningar till höger.

• Hem - startsidan med dina bokningar, ärenden och genvägar till vanliga åtgärder.
• Bokningar - din bokningslista med alla aktiva och avslutade bokningar.

Innehåll

• Del 1: För dig som bokar
  • Startsidan
  • Bläddra utrustning
  • Bilder
  • Boka utrustning
  • Hur tilldelning fungerar
  • Godkännande
  • Hämta ut utrustning
  • Lämna tillbaka
  • Rapportera problem
• Del 2: För utrustningsansvariga
  • Godkänna bokningar
  • Hantera ärenden
  • Artikelstatus
  • Hantera bilder
• Del 3: Notifieringar
  • E-postadress för notiser
  • Personliga notiser
  • Avdelnings- och rollnotiser
  • Avdelningsinställningar
  • Kårinställningar för notiser
  • E-postinställningar
  • Google Chat

Del 1: För dig som bokar

Startsidan

Startsidan visar en översikt av dina bokningar och ärenden. Härifrån kan du:

• Klicka Boka utrustning för att starta en ny bokning.
• Klicka Visa utrustning för att bläddra bland allt som finns.
• Klicka Inställningar för att hantera din profil och, om du är utrustningsansvarig, kårinställningar.
• Klicka Användarguide för att öppna den här guiden.

Dina aktiva bokningar visas direkt på startsidan, sorterade efter status. Utkast (ej skickade bokningar) visas överst - klicka på ett utkast för att aktivera det och fortsätta lägga till utrustning.

Om du är utrustningsansvarig ser du också bokningar som väntar på godkännande, och en lista över aktuella ärenden.

Bläddra utrustning

Under Utrustning ser du allt som finns att boka. Artiklarna är grupperade efter produkttyp och förråd, till exempel "Stormkök" i Hajkförrådet visas som en grupp, och "Stormkök" i Östergården som en annan.

Varje grupp visar hur många som finns tillgängliga just nu, till exempel 3/5 st. Klicka på en grupp för att se de enskilda artiklarna, var de står, och vilken status de har.

Du kan filtrera på kategori, förråd och fritext. Vill du se arkiverade artiklar finns en kryssruta för det.

När du expanderar en grupp ser du bilder (om det finns), beskrivning och instruktioner direkt. Lång text visas avkortat till två rader. Tryck på texten för att visa allt. Tryck på en bild för att se den i fullskärm.

Två typer av artiklar:

• Individuellt spårade: varje exemplar har ett eget namn (t.ex. "Primus 1", "Primus 2"). Vid utlämning ser du exakt vilken du ska hämta.
• Antalsspårade: saker där det inte spelar roll vilken du tar (t.ex. liggunderlag, hajkbrickor). Du bokar ett antal, och systemet håller koll på att det räcker.

Bilder

Många artiklar har bilder som visar hur de ser ut. Bilderna visas när du expanderar en artikelgrupp på utrustningssidan, på artikeldetaljsidan, och i bokningsflödet.

• Tryck på en bild för att se den i fullskärm. Svep för att bläddra mellan bilder.
• Beskrivning visas under varje bild (avkortat till två rader, tryck för att visa allt).

Ladda upp bilder: Om du har rätt behörighet kan du ladda upp bilder på artikeldetaljsidan. Du väljer en bild, beskär den (liggande, stående eller kvadrat), och lägger till titel och beskrivning. Bilder komprimeras för webben, originalet sparas inte.

Du kan också välja att dela bilden med andra kårer. Då anger du vem som tagit bilden (förnamn, fullständigt namn, eller egen text). Delade bilder visas bakom scoutinloggning.

På din profilsida under "Mina bilder" ser du alla bilder du laddat upp. Där kan du redigera titel, beskrivning och delningsinställningar, samt se vilka artiklar bilden är kopplad till.

Boka utrustning

1. Klicka Boka utrustning på startsidan.
2. Välj start- och slutdatum, vem bokningen gäller (din avdelning eller personlig), och lägg till en anteckning om du vill.
3. Klicka Skapa bokning - bokningen sparas som ett utkast och du skickas vidare till utrustningssidan.
4. Du ser nu vad som finns ledigt under dina datum. Lägg till utrustning med +-knappen bredvid varje grupp.
5. Varukorgsikonen (shopping bag-symbol) längst ner till höger visar hur många artiklar du lagt till. Tryck på den för att se innehållet, justera antal, eller skicka direkt.
6. När du är nöjd, klicka Skicka i varukorgen, eller gå till Visa bokning för att granska allt innan du skickar.

Bra att veta:

• Bokningen sparas som ett utkast medan du lägger till utrustning. Du kan lämna och komma tillbaka - utkastet finns kvar på startsidan.
• Du kan ha flera utkast igång samtidigt. Startsidan visar alla - klicka på ett för att aktivera det och fortsätta bygga.
• Bokningen förväljer din första avdelning. Du kan ändra till en annan avdelning eller personlig bokning, även efter att bokningen är skapad.
• Du kan bara boka för avdelningar du tillhör. Utrustningsansvariga kan boka för alla.
• Samma produkttyp i olika förråd visas separat. Tänk på att välja rätt förråd om det spelar roll var du hämtar.
• Om en artikel kräver godkännande visas ett märke (gult eller rött) i utrustningslistan. Se avsnittet Godkännande nedan.

Hur tilldelning fungerar

När du bokar väljer du produkttyp och antal, till exempel "3 Stormkök". Du väljer alltså inte vilka stormkök du får. Systemet tilldelar specifika artiklar åt dig baserat på vad som är ledigt under dina datum.

Tilldelningen prioriterar i den här ordningen:

1. OK: artiklar utan anmärkningar väljs först.
2. Inkommande: beställda artiklar som har ett förväntat leveransdatum före din boknings startdatum. De räknas som tillgängliga, men bara om de beräknas vara på plats i tid.
3. Under reparation: artiklar som har ett förväntat klardatum före din boknings startdatum. Samma logik som inkommande.
4. Felrapporterad, användbar: artiklar med ett rapporterat problem som fortfarande går att använda. De tilldelas sist, så du får dem bara om det inte finns bättre alternativ.

Artiklar som är felrapporterade och ej användbara, saknas, eller arkiverade tilldelas aldrig.

Det här betyder att om det finns 6 stormkök i Hajkförrådet men 1 är under reparation och 1 har en felrapport, så ser du "4/6 st" som tillgängliga. Bokar du 4 får du de 4 som är OK. Bokar du 5 får du 4 OK + 1 felrapporterad (användbar). Bokar du 6 går det inte, den under reparation räknas bara om den beräknas vara klar innan din bokning börjar.

Vid utlämning ser du exakt vilka artiklar du tilldelats. Om något inte stämmer kan du byta till en annan tillgänglig artikel av samma typ.

Godkännande

Vissa artiklar kräver godkännande från utrustningsansvarig innan bokningen bekräftas. Det finns tre nivåer:

• Fritt bokbar: bokningen bekräftas direkt.
• Låg nivå: betrodda avdelningar/roller får automatiskt godkännande. Övriga behöver godkännande från utrustningsansvarig.
• Hög nivå: alla behöver godkännande, även utrustningsansvariga.

Vilken nivå din avdelning har bestäms av utrustningsansvarig i inställningarna.

Om någon artikel i din bokning kräver godkännande, väntar hela bokningen. Du ser statusen på bokningssidan.

Om bokningen nekas får du ett meddelande med anledningen. Bokningen går tillbaka till utkast så du kan ändra och skicka igen.

Vill du ha bekräftelse ändå? Även om alla artiklar är fritt bokbara kan du kryssa i "Vill ha bekräftelse från ansvarig" när du skickar. Då går bokningen till godkännandekön istället för att bekräftas direkt.

Du kan skriva ett meddelande till utrustningsansvarig när du skickar bokningen, och lägga till kommentarer i bokningens konversationstråd.

Hämta ut utrustning

När din bokning är bekräftad (eller godkänd) kan du starta utlämningen:

1. Öppna bokningen och klicka Starta utlämning.
2. Du ser en checklista med alla artiklar. Individuellt spårade artiklar visas med namn och plats. Antalsspårade artiklar visas som grupper med en räknare.
3. Bocka av varje artikel när du hämtar den.
4. Om en artikel är felrapporterad visas den med en färgmarkering: orange (kan användas) eller röd (ej tillgänglig). Orange artiklar kan bockas av med "Hämtad ändå" eller tas bort från bokningen. Röda artiklar kan inte hämtas ut.
5. Om en individuellt spårad artikel inte finns där den ska, använd byt-funktionen för att välja en annan tillgänglig artikel av samma typ.
6. Behöver du hämta fler saker? Klicka Lägg till utrustning för att söka och lägga till fler artiklar direkt i utlämningsläget.

Bokningen kan inte redigeras (datum, enhet, anteckningar) efter att utlämningen startats. Vill du lägga till mer utrustning skapar du en ny bokning.

Alla som tillhör samma avdelning kan se och hantera bokningen, det behöver inte vara samma person som skapade den. Det gäller hela flödet: se bokningsdetaljer, följa godkännandekonversationen, hämta ut, och lämna tillbaka. Det går till och med att vara inne i bokningen flera samtidigt, ifall ni står tillsammans för att hämta ut saker eller har delat upp er på olika förråd.

Lämna tillbaka

När det är dags att lämna tillbaka:

1. Öppna bokningen. Du ser en översikt med hur många artiklar som är hämtade.
2. Klicka Påbörja återlämning för att gå till återlämningslistan.
3. För varje artikel, välj status:
   • OK: allt i sin ordning.
   • Försenad: du har inte artikeln med dig just nu, men den kommer. Bokningen hålls öppen.
   • Trasig: något är sönder. Du får fylla i ett ärende direkt.
   • Saknas: artikeln är borta. Du får fylla i ett ärende och artikeln markeras som saknad.
4. Klicka Tillbaka för att återgå till bokningsöversikten utan att avsluta bokningen.
5. Du behöver inte lämna tillbaka allt på en gång. Delåterlämningar fungerar: en ledare lämnar tre saker på söndag, en annan lämnar resten på måndag.

Bokningen stängs automatiskt när alla artiklar är återlämnade.

Rapportera problem

Ser du att något är trasigt eller saknas? Du kan rapportera problem på vilken artikel som helst, när som helst, även om den är utlånad till någon annan.

1. Gå till Utrustning, hitta artikeln och klicka Rapportera.
2. Beskriv problemet och välj om artikeln fortfarande är användbar eller inte.

Utrustningsansvariga ser alla rapporterade problem under Ärenden.

Del 2: För utrustningsansvariga

Som utrustningsansvarig har du tillgång till allt ovan, plus extra funktioner för att hantera inventariet och bokningar.

Godkänna bokningar

Bokningar som väntar på godkännande visas direkt på startsidan (om det finns några). Du ser dem också under Bokningar med ett filter för "Väntar på godkännande". Klicka på en bokning för att se detaljerna.

• Godkänn: bokningen bekräftas och bokaren meddelas.
• Neka: bokningen går tillbaka till utkast. Skriv gärna en kommentar så bokaren vet varför.

Du kan också skriva kommentarer i bokningens konversationstråd utan att godkänna eller neka, till exempel för att ställa en fråga.

Hantera ärenden

Under Ärenden ser du alla artiklar som har en rapporterad status. Du kan filtrera på statustyp och se bara dina egna ärenden.

Klicka på en artikel för att se historiken och ändra status:

• OK (löst): problemet är åtgärdat, artikeln är tillbaka i drift.
• Under reparation: artikeln är inskickad eller under lagning. Den blir inte bokbar förrän du sätter ett förväntat tillgänglighetsdatum.
• Saknas: artikeln är borttappad.
• Arkiverad: artikeln är uttjänt och tas ur inventariet.

Varje statusändring loggas med datum, vem som gjorde det, och en valfri kommentar. Det ger en komplett historik per artikel.

Artikelstatus

Artiklar har en status som beskriver deras skick, det är skilt från om de är bokade eller utlånade (det räknas ut automatiskt från bokningsdata).

Artiklar med status "Inkommande" eller "Under reparation" kan ha ett förväntat tillgänglighetsdatum. De blir bokbara för perioder som börjar på eller efter det datumet.

Hantera bilder

Som utrustningsansvarig kan du hantera bilder för alla artikelgrupper:

• Ladda upp: på redigeringssidan för en artikel finns knapparna "Ladda upp" och "Bläddra" direkt bredvid bilderna. Du kan ladda upp nya bilder eller välja bland delade bilder från din eller andra kårer.
• Bläddra delade bilder: i bläddra-vyn kan du se alla bilder i fullskärm genom att trycka på dem. Bilder som redan finns på artikeln visas nedtonade. Tryck "Välj" för att lägga till en bild.
• Redigera: du kan ändra titel, beskrivning, fotograf och delningsinställning på alla bilder. Vanliga användare kan bara redigera sina egna.
• Ordna om: använd pilknapparna under varje bild för att ändra ordning.
• Ta bort: tar bort bilden från artikelgruppen. Filen raderas bara om ingen annan artikel refererar till den.

Vem som får ladda upp bilder styrs av inställningen "Vem kan ladda upp bilder?" under Kårinställningar.

Del 3: Notifieringar

Systemet skickar e-postnotifieringar vid händelser i bokningar och ärenden. Du styr själv vad du vill få — och utrustningsansvariga kan sätta standardvärden för hela kåren.

E-postadress för notiser

Längst upp i notiseringsavsnittet visas vilken e-postadress du får notiser till — som standard den adress som är kopplad till ditt ScoutID-konto.

Om du vill ta emot notiser på en annan adress (t.ex. en gemensam avdelningspostlåda eller ett privat konto) markerar du Använd en annan e-postadress och skriver in adressen. Klicka Spara och testa — systemet sparar adressen och skickar direkt ett testmail så att du kan bekräfta att det kom fram. Avmarkerar du kryssrutan återgår notiserna till din ScoutID-adress.

Personliga notiser

Händelser som direkt berör dig — t.ex. att din bokning nekades — styr du med enkla på/av-kryssrutor.

Avdelnings- och rollnotiser

Händelser kopplade till din avdelning eller roll (t.ex. bokningsbekräftelser) visas i en tre-valsrad: Alltid · Följ avdelning/roll · Aldrig.

• Alltid — du får alltid ett eget mail, oavsett vad avdelningen har ställt in.
• Följ avdelning/roll — du förlitar dig på det avdelningen har bestämt. Om avdelningen har en gemensam kanal (gemensam e-post eller Google Chat) täcker den dig; annars får du ett personligt mail precis som vanligt. Det här är standardvalet.
• Aldrig — du får aldrig personlig e-post för den här händelsen, även om avdelningen saknar gemensam kanal.

Rader som inte gäller din roll visas inte.

Knappen Återställ till standard tar bort dina personliga val och återgår till avdelningens och kårens standardvärden.

Avdelningsinställningar

Under Profil → Avdelningar och roller kan alla avdelningsmedlemmar ställa in hur notiser fungerar för avdelningen:

• Gruppmejl — en gemensam e-postadress dit avdelningen får ett samlat utskick per händelse istället för att varje person får ett eget mail.
• Gemensam kanal — välj vilka kanaler (gemensam e-post, Google Chat) som ingår i avdelningens samlade utskick.
• Per händelse — välj för varje händelsetyp om gemensam kanalen ska vara aktiv, och om personlig e-post ska skickas utöver det eller inte.

Kårinställningar för notiser

(Kräver utrustningsansvarig)

Under Profil → Kårinställningar → Standardinställningar för notiser sätter du standardvärden för alla avdelningar i kåren. Avdelningar och enskilda användare kan alltid välja att avvika från standarden.

Knappen Återställ alla användares notiser till standard skriver över alla personliga och avdelningsvisa val med kårens nuvarande standardvärden — använd med försiktighet.

E-postinställningar

(Kräver utrustningsansvarig)

Under Profil → Kårinställningar → Aviseringar väljer du om kåren ska använda egna SMTP-inställningar eller systemets standardavsändare.

• Utan eget SMTP: systemets avsändaradress visas som informationstext. Om ingen systemstandard är konfigurerad visas en varning.
• Med eget SMTP: markera kryssrutan för att visa formuläret. Fyll i från-adress, host, port, TLS-läge, användarnamn och lösenord för din e-postleverantör (t.ex. SendGrid, Gmail med applösenord, Mailgun). Lösenordet lagras krypterat. Lämna lösenordsfältet tomt för att behålla det befintliga.

Knappen Skicka testnotis skickar ett testmeddelande till din notise-postadress så att du kan kontrollera att konfigurationen fungerar.

Google Chat

(Kräver utrustningsansvarig och Google Workspace)

Under Profil → Kårinställningar → Google Chat kan du koppla ett tjänstkonto som gör att systemet kan skicka notiser direkt till Google Chat-rum. Se installationsguiden för steg-för-steg-instruktioner för hur du skapar och konfigurerar tjänstkontot.

När Google Chat är anslutet kan du under Avdelningskopplingar länka varje avdelning till ett specifikt Google Chat-rum. Systemet skickar då ett samlat kort till rummet vid varje händelse (som en avdelningsmedlem får notis om), med länk till bokningen eller ärendet.

På gång

Funktioner som planeras men inte är byggda ännu:

• Paket: färdiga utrustningsset för vanliga scenarier (t.ex. "hajk för 8 utmanare")
• Artikelbilder vid felrapportering (med nedladdning som JPEG)
• Inventariehantering i appen (skapa/redigera artiklar, bulk-åtgärder, CSV-import/-export)
• Utskriftsvänlig hämtlista
• Statistik och rapporter (utlåningshistorik per artikel, person, förråd)